Vedtægter
Arden Lokalhistorisk Forening og Arkiv
§ 1. Foreningens navn er Arden Lokalhistorisk Forening og Arkiv, og dets hjemsted er Arden, Mariagerfjord Kommune.
Arbejdsområderne er: St. Arden /Arden, Valsgård, Rostrup, Astrup, Vebbestrup, Rold og Oue Sogne.
§ 2. Stk. 1: Formålet med Arden Lokalhistorisk Forening og Arkiv er:
– at drive en Lokalhistorisk Forening og et Arkiv, der har til formål at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billede og lydoptagelser, samt andre data af ikke statslig oprindelse, der har tilknytning til Arden Lokalhistorisk Forening og Arkivs dækningsområde.
– at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed.
– at udbrede kendskabet til Arden Lokalhistorisk Forening og Arkivs dækningsområdes kulturhistorie.
– at styrke interessen for arbejdsområdets historie.
Stk. 2: Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådant garanteres.
Stk. 3: Arden Lokalhistoriske Forening og Arkiv forpligter sig til en annonceret offentlig adgang mindst 1 gang pr mdr.
§ 3. Som medlem af Arden lokalhistorisk Forening og Arkiv, kan optages alle interesserede. Foreninger, Virksomheder og Institutioner kan dog kun optages som støttemedlemmer. Medlemmerne betaler et årligt kontingent, der fastsættes af bestyrelsen. Der kan også modtages bidrag fra anden side.
§ 4. Arden Lokalhistorisk Forening og Arkiv er medlem af LMK (Lokalarkiver i Mariagerfjord kommune) og kan samtidig være medlem af en landsdækkende organisation som SLA (Sammenslutningen af Lokalarkiver), og kan bestemme sin arbejdsplan herefter.
§ 5. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes inden udgangen af 1.kvartal. Indkaldelse skal ske med mindst 2 ugers varsel og højst 4 uger enten i lokalt dagblad eller ved direkte meddelelse.
§ 6. Den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter på dagsorden:
1. Valg af dirigent og protokolfører
2. Bestyrelsens beretning
3. Regnskab
4. Arkivets årsberetning
5. Indkomne forslag
6. Valg
7. Eventuelt
Forslag til punkt 5 skal være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingen.
§ 7. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når et flertal i bestyrelsen ønsker det, eller når en tredjedel af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring herom med motivering for begæringen. Den ekstraordinære generalforsamling indkaldes med mindst 5 dages varsel og senest en måned efter at begæringen er fremsat.
§ 8. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Afstemningen sker ved håndsoprækning, men såfremt blot et medlem ønsker det, skal det ske ved skriftlig afstemning.
§ 9. Til bestyrelsen vælges 3-7 medlemmer og 1-2 suppleanter. Der vælges 1-2 revisorer samt 1 suppleant. Valgene gælder for 2 år, dog kun 1 år for suppleanter. Til bestyrelsen vælges et ulige antal i lige år og et lige antal i ulige år. Personvalg sker ved håndsoprækning, men såfremt blot et medlem ønsker det, skal det ske ved skriftligt forslag og ved skriftlig afstemning.
§ 10. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer, og sekretær. Ved konstitueringen kan bestyrelsen vælge en ekstern kasserer. Bestyrelsen fastsætter selv sin dagsorden. Der føres protokol over bestyrelsens møder. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden og et budget. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig ved at et flertal er fremmødt. Hvis bestyrelsen består af et lige antal medlemmer, tæller formandens stemme for to.
§ 11. Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende i godkendte arkivmaterialer, og er forsvarlig registreret efter retningslinjer, der er godkendt af den arkivorganisation man er medlem af. Bestyrelsen påser, at arkivets samlinger er offentlig tilgængeligt, under opsyn efter de gældende tilgængelighedsregler i en fast bekendtgjort åbningstid mindst 1 gang månedlig.
§ 12. Bestyrelsen udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingens tilstand samt dets benyttelse i henhold til bestemmelserne. Arkivlederen holder løbende bestyrelsen orienteret om arbejdet i arkivet. Bestyrelsen ansætter og afskediger det øvrige personale i samråd med arkivlederen.
§ 13. Regnskabsåret er kalenderåret. Kassereren fører et regnskab. Pengemidler som arkivet råder over, indsættes på en i arkivets navn oprettet konto i et pengeinstitut. De valgte revisorer reviderer regnskab forud for generalforsamlingen.
§ 14. Skulle foreningen af den ene eller anden årsag komme i store vanskeligheder eller helt ophøre, så skal samlingen efter nærmere aftale anbringes i det arkiv, der ligger nærmest Arden eller, hvis dette ikke kan lade sig gøre, til Nordjyllands historiske Museum, så dets forbliven i offentligt eje og tilgængelighed garanteres. En eventuel formue overføres til andet historisk arbejde efter bestyrelsens beslutning.
§ 15. Ændringer i foreningens vedtægter kan ske, ved et selvstændigt punkt eller under pkt 5 – Indkomne forslag og fremgår af dagsorden til en ordinær generalforsamling. På generalforsamlingen skal mindst 2/3 af de fremmødte, stemme for forslaget, for at det kan godkendes.
§ 16. Disse vedtægter træder i kraft straks, når de er godkendt af den organisation, man er medlem af. I nuværende tilfælde SLA.
Vedtaget på generalforsamling den 7. marts 2022
Bilag – Oversigt over ændringer i vedtægterne vedtaget gennem årene:
2009:
Vedtægter vedtaget på generalforsamlingen i Arden
den 11. Marts 2009.
2011:
Redigeret og godkendt på generalforsamling i Valsgaard
den 9. Marts 2011
2013:
Ændring af antal bestyrelsesmedlemmer godkendt og vedtaget
på generalforsamlingen i Astrup 13. marts 2013.
2018:
Ændring i § 10 ”Ved konstitueringen kan bestyrelsen vælge en ekstern kasserer” tilføjes og § 14 ”en forretningsplan” tilføjes,
vedtaget på generalforsamlingen i Arden den 14. marts 2018
2022:
Ændringer godkendt og vedtaget på generalforsamlingen d. 7/3-2022 i Arden
§2 stk 3 tilføjet: Arden Lokalhistoriske Forening og Arkiv forpligter sig til en annonceret offentlig adgang mindst 1 gang pr mdr.
§ 9 Antal ændret fra 5-6 til 3-7 bestyrelsesmedlemmer, 2 til 1-2 suppleanter og 2 til 1-2 revisorer
Hvis det er muligt, vælges et ulige antal i lige år, og et lige antal i ulige år
§ 10 Her rettes den sidste sætning til: Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig ved at et flertal er fremmødt. Hvis bestyrelsen består af et lige antal, tæller formandens stemme for to.
§ 15. ”Ændring kan ske ved et selvstændigt punkt eller under pkt. 5 Indkomne forslag.” erstatter dele af første sætning